化学所公文处理办法 

　　化发综字〔2013〕27号 

　　第一章　总　则 

　　第一条  为了做好化学所的公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化，根据《中国科学院公文处理办法》，结合化学所实际情况，制定本办法。 

　　第二条  化学所公文是化学所实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家及我院、我所方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 

　　第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 

　　第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 

　　第五条  各职能部门负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的领导和检查。 

　　第六条　综合处是化学所公文处理的管理机构，并对各职能部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。 

　　第二章　公文种类 

　　第七条  化学所的公文种类主要有：  

　　（一） 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员。  

　　（二） 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 

　　（三） 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。  

　　（四） 通知。适用于发布、传达要求下级有关单位周知或者执行的事项。  

　　（五） 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。  

　　（六） 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。  

　　（七） 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。  

　　（八） 函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。  

　　（九） 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。 

　　第三章  公文格式 

　　第八条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。  

　　（一） 份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。  

　　（二） 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。  

　　（三） 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。  

　　（四） 发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。  

　　（五） 发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。  

　　（六） 签发人。上行文应当标注签发人姓名。  

　　（七） 标题。由发文机关名称、事由和文种组成。  

　　（八） 主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。  

　　（九） 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。  

　　（十） 附件说明。公文附件的顺序号和名称。  

　　（十一） 发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。  

　　（十二） 成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。  

　　（十三） 印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。 

　　（十四） 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。  

　　（十五） 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。  

　　（十六） 抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。  

　　（十七） 印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。  

　　（十八）页码。公文页数顺序号。 

　　第九条　公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。  

　　第十条　公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。  

　　第十一条　公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。  

　　第四章　行文规则 

　　第十二条　凡属行政事项，以化学所名义行文；凡属党务事项，以化学所党委名义行文。行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。  

　　第十三条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。  

　　第十四条　向上级机关行文，应当遵循以下规则： 

　　（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他机关（单位），不抄送下级机关（单位）。 

　　（二） 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。   

　　（三） 除院领导直接交办事项外，不得以化学所名义向院领导个人报送公文，不得以化学所领导个人名义向院党组、院报送公文。  

　　第十五条　化学所向地方政府行文一般应以函的形式，特殊情况可根据地方政府相关规定处理。 

　　第五章　公文拟制 

　　第十六条　公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。  

　　第十七条　公文起草应当做到：  

　　（一） 符合国家法律法规和党的路线方针政策，符合中国科学院规章制度规定，并同现行有关公文相衔接。  

　　（二） 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。  

　　（三） 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。 

　　（四） 文种正确，格式规范。 

　　（五） 深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。  

　　（六） 公文涉及其他职能部门职权范围内的事项，起草职能部门必须征求相关职能部门意见，力求达成一致。  

　　（七） 化学所领导应当主持、指导重要公文起草工作。  

　　第十八条　公文文稿签发前，应当由综合处进行审核。审核的重点是：  

　　（一） 行文理由是否充分，行文依据是否准确。  

　　（二） 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否符合中国科学院规章制度规定；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。  

　　（三） 涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。  

　　（四） 文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 

　　（五） 其他内容是否符合公文起草的有关要求。 

　　需要所务会审议的重要公文文稿，审议前由综合处进行初核。 

　　第十九条  公文正式印刷前，办文部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 

　　第二十条　经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草职能部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草职能部门修改后重新报送。  

　　第二十一条　公文应当经化学所所领导审批签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。 

　　第六章  公文办理 

　　第二十二条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。 

　　第二十三条　收文办理主要程序是：  

　　（一） 签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。  

　　（二） 登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。  

　　（三） 初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。  

　　（四） 承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。  

　　（五） 传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。  

　　（六） 催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。  

　　（七） 答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。  

　　第二十四条　发文办理主要程序是： 

　　（一） 复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。  

　　（二） 登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。  

　　（三） 印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。  

　　（四） 核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。  

　　第二十五条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。 

　　第二十六条　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及本机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。本机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。 

　　第七章  公文管理 

　　第二十七条  化学所公文由综合处统一收发、审核、用印、归档和销毁。 

　　第二十八条  各部门应建立健全本部门公文处理的有关制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。 

　　第二十九条　公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。 

　　公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的部门或者其上级机关决定。  

　　第三十条　公文的印发传达范围应当按照发文职能部门的要求执行；需要变更的，应当经发文部门批准。 

　　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文部门确定。 

　　经批准公开发布的公文，同发文部门正式印发的公文具有同等效力。  

　　第三十一条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本部门负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文部门（机关）或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。 

　　复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的部门名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。  

　　第三十二条  公文的撤销和废止，由发文部门、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。  

　　第三十三条  涉密公文应当按照发文部门（机关）的要求和有关规定进行清退或者销毁。  

　　第三十四条　不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。  

　　第三十五条　部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。  

　　工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。  

　　第八章  附  则 

　　第三十六条　化学所公文含电子公文。电子公文处理工作根据化学所电子公文管理办法执行。 

　　第三十七条  规章、制度方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。 

　　第三十八条  本办法由综合处负责解释。 

　　第三十九条  本办法自印发之日起施行。2001年9月30日印发的《化学研究所公文处理办法》同时废止。     

　　                                               2013年4月18日